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Assistance à maîtrise d’ouvrage opérationnelle

Assistance à maîtrise d’ouvrage opérationnelle

L’assistance à maîtrise d’ouvrage opérationnelle proposée par Grand Carré concerne au premier chef les projets de dématérialisation et de transformation numérique des processus, des flux et des documents. La typologie des prestations d’AMOA opérationnelle se décline en cohérence avec la logique des étapes d’un projet de transformation numérique.

Étude d’opportunité et de faisabilité

  • Evaluer la pertinence d’un projet, analyser les contraintes et les gains, analyser les risques, évaluer le retour sur investissement ;
  • Comparer plusieurs scénarios de solutions cibles susceptibles de répondre au besoin du projet ;
  • Estimer le budget prévisionnel d’un projet et les ressources qui lui sont nécessaires, proposer un macro-planning adapté aux contraintes de l’organisation.

Formalisation des besoins technico-fonctionnels et consultation du marché

  • Rédaction de cahiers des charges ou de CCTP ;
  • Structuration et pilotage de la consultation du marché ;
  • Dépouillement des offres, notation, aide aux choix ;
  • Assistance à la contractualisation.

Cadrage, structuration, préparation interne du projet

Mettre en place des outils de conduite de projet, produire des supports permettant de partager les ambitions et les objectifs du projet entre toutes ses parties prenantes, mettre le projet sous contrôle dès le démarrage : note de cadrage, plan projet détaillé de référence, RACI, RIDA, tableau de gestion des risques, maquette de support et de compte rendu des instances du projet.

Organisation et formalisation des nouvelles procédures

Définir et formaliser les nouvelles procédures des métiers en solution cible numérique.

Conduite du changement

Créer les conditions d’une conduite du changement efficace pour l’atteinte des objectifs du projet :

  • Conception du plan de conduite du changement interne et externe, incluant les plans de communication, de formation et d’assistance au passage en fonctionnement courant ;
  • Mise en œuvre des actions de conduite du changement.

Conception et cadrage du plan de formation

  • Définir les objectifs stratégiques et opérationnels et le format des formations dispensées dans le cadre du plan de formation, produire le contenu pédagogique, planifier les sessions, concevoir le dispositif de formation dans son ensemble, répartir les rôles et responsabilités entre les différents acteurs : fiches formation, escalier pédagogique, supports de formation, dossier du stagiaire, guide du formateur, questionnaire d’évaluation ;
  • Réalisation de formation : former des formateurs internes ou former les futurs utilisateurs.

Pilotage de projet ou gestion du bureau des projets (PMO opérationnel)

  • Mettre le déroulement du projet sous contrôle, encadrer les contributeurs du projet, suivre l’atteinte de la qualité attendue, la maîtrise des coûts et des délais, anticiper les dérives, alerter les instances de décision, proposer des actions correctives.

Bilan de l’atteinte des objectifs du projet et de son bon déroulement

  • Mesurer l’atteinte des objectifs du projet et proposer des mesures correctives.
  • Dresser un bilan du déroulement du projet, en tirer des enseignements, les mettre à profit dans une optique d’amélioration continue.

Conseil spécialisé

Conseil spécialisé

Ingénierie de solutions cibles

Une fois le lancement du projet acté, il s’agit de définir la cible à atteindre dans ses dimensions, fonctionnelle, organisationnelle et technique, en tenant compte des contraintes et des atouts de l’organisation. Grand Carré apporte sa connaissance du contexte réglementaire de la dématérialisation ainsi que des solutions proposées sur le marché.

Domaines couverts :

  • Dématérialisation duplicative et fiscale de factures ; processus Purchase to Pay ;
  • Dématérialisation de la chaîne comptable et financière dans le contexte public ;
  • Dématérialisation de la gestion du courrier ;
  • Dématérialisation des processus RH ;
  • Dématérialisation de la passation des marchés publics

Assistance à l’élaboration de votre Piste d’audit fiable

En vigueur depuis le 1er janvier 2013, la Piste d’audit fiable a deux principaux objectifs stratégiques : lutter contre la fraude à la TVA et favoriser la facturation électronique.

Une période de tolérance a été accordée jusqu’en 2014. Désormais les contrôles des autorités fiscales se multiplient. Les organisations doivent se mettre en conformité.

La règlementation libère les modalités techniques d’échange de la facture, tout en étendant le champ sur lequel doivent porter les contrôles relatifs à sa fiabilité sur l’ensemble du processus aboutissant à :

–   La production, l’envoi et l’archivage d’une facture de vente ;

–   La réception et l’archivage d’une facture d’achat ;

Et ce, y-compris pour les factures sur support papier.

Grand Carré vous assiste dans l’ingénierie de votre piste d’audit fiable en vous proposant une démarche structurée et pragmatique aboutissant à un plan d’action pour mise en conformité. A votre convenance, analyse critique et recommandations peuvent être complétées par la rédaction de la Documentation requise.

Mise en place d’une politique de protection des données personnelles

Refonte de la politique achat

Il s’agit ici de rationaliser et d’optimiser les achats, acheter moins et mieux, suivre et piloter les achats, améliorer la qualité de la comptabilité générale et du suivi budgétaire.

Secteur privé

Secteur privé

Domaines couverts dans le secteur privé :

  • Processus Purchase to Pay
  • Dématérialisation duplicative et fiscale des factures, facturation électronique
  • Piste d’audit fiable
  • Gestion du courrier entrant, circulant, sortant
  • Gestion des ressources humaines
  • Protection des données personnelles en conformité avec le règlement européen RGPD-GDPR
  • Gestion des documents électroniques
  • Archivage électronique à valeur probatoire
  • Signature électronique en conformité avec le règlement eIDAS
  • Conduite du changement
  • Conduite de projet

Secteur public

Secteur public

Domaines couverts dans le secteur public :

  • Gestion comptable et financière
  • Piste d’audit fiable
  • Commande publique : passation et exécution des marchés publics
  • Soumission au contrôle de légalité
  • Production des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions)
  • Gestion des inscriptions, réinscriptions, soutenance (contexte ESR)
  • Gestion du courrier entrant, circulant, sortant
  • Gestion des ressources humaines
  • Archivage électronique à valeur probatoire
  • Signature électronique en conformité avec le règlement eIDAS
  • Protection des données personnelles en conformité avec le règlement européen sur la protection des données personnelles
  • Conduite de projet
  • Conduite du changement