Regards croisés –  22/03/2019 Projets de dématérialisation dans le secteur de l’ESR

Projets de dématérialisation dans le secteur de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche – Spécificités et enjeux

Jihad Medjoub est fondateur de la société Business & Solutions technologies, il accompagne ses clients dans les secteurs privé et public, depuis plus de dix ans dans leurs démarches de digitalisation et notamment dans la dématérialisation des processus. Formateur Nuxeo depuis 2014, il a participé à mettre en place des solutions de GED et de DAM autour de la plateforme open source.
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Christine Foret est Directrice Conseil cofondatrice de GrandCarré, société de conseil dédiée à la transformation numérique des documents et processus de traitements. Spécialiste de la dématérialisation duplicative et native elle travaille depuis 2005 auprès d’organisations des secteurs public et privé pour la définition de leur solution cible et leur mise en conformité.

Ces deux spécialistes se sont prêtés à l’exercice de l’interview à deux où ils nous livrent leur expérience dans la conduite de projets de transformation numérique dans le secteur de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. 

Propos recueillis par Hamal, Communication Grand Carré

Rashad Ashur/Shutterstock.com

« La mise en place de projets de transformation digitale au sein des ESR revêt une certaine complexité. La complexité vient essentiellement de l’hétérogénéité des métiers et des acteurs. »

Bonjour à tous les deux ! Vous avez mené plusieurs projets de transformation numérique dans différents secteurs, pourriez-vous à ce titre nous indiquer les spécificités du secteur de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche ?

Christine Foret – J’aime à dire qu’en matière de transformation numérique, à chaque organisation son équation. En l’occurrence, l’équation est plutôt complexe. Ce qui est frappant dans l’ESR est cette imbrication des dimensions enseignement, recherche et fonctionnement.

Cohabitent des objectifs d’excellence et d’attractivité internationale, de créativité en matière de moyens pédagogiques, de gestion de la scolarité, d’aide à l’insertion professionnelle, de modernisation des lieux de vie, de valorisation du patrimoine, de pilotage global rétrospectif et prospectif en lien par exemple avec le passage aux RCE … J’en oublie.

Il est à noter par ailleurs que cette mutation s’inscrit dans une volonté plus large de modernisation de l’action publique qui s’appuie sur un cadre juridique contraignant comme par exemple le décret relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique ou encore l’ordonnance relative au développement de la facturation électronique.

Mais au-delà de ces aspects juridiques ou économiques, c’est – en l’espèce – cette multiplicité de besoins et d’acteurs, la dimension politique, la dimension humaine bien réelle, sans oublier un écosystème vaste et hétérogène en constante interaction, qui constitue la singularité du secteur de l’ESR.

Jihad Mejdoub – Je ne pense pas que l’on puisse à proprement parler d’une réelle spécificité dans ce secteur car un Établissement d’Enseignement Supérieur et de Recherche doit obéir aux mêmes exigences qu’une entreprise : atteindre ses d’objectifs, être gage de qualité, etc.

Pour y répondre, ces établissements dématérialisent certains de leurs processus comme l’apprentissage, l’inscription ou les demandes de doctorats.

Effectivement et comme l’indique Christine, la mise en place de projets de transformation digitale au sein des ESR revêt une certaine complexité. La complexité vient essentiellement de l’hétérogénéité des métiers et des acteurs.

Ce sont donc des projets multifacettes avec une composante essentielle qui est la multiplicité des acteurs : étudiants, enseignants-chercheurs, doctorants et personnel administratif.

Cet aspect mis à part, on retrouve les mêmes problématiques que dans une entreprise.

Quelles sont les principales motivations qui incitent un établissement de ce secteur à mener un projet de transformation numérique ?

Christine Foret – Je dirais avant tout, renforcer son positionnement suivant le triptyque « formation – recherche – innovation ». C’est la garantie de son prestige et de son attractivité internationale, notamment au regard des étudiants et enseignants-chercheurs.

Pour y parvenir, ces établissements misent sur un enseignement de qualité en formation initiale et continue, sur le développement de laboratoires de référence internationale en recherche, mais aussi sur le renforcement des usages numériques. Au travers de nouveaux services ou de nouvelles applications, ils peuvent optimiser et fluidifier les démarches d’accès à la scolarité et leur gestion.

Ces établissements souhaitent également faciliter le partage des savoirs grâce à la mise à disposition d’espaces collaboratifs ou en mettant à disposition des moyens pédagogiques innovants.

Ils veulent aussi accroître leur efficience en modernisant leur fonctionnement. La dématérialisation, l’optimisation voire l’automatisation de leurs processus de gestion permettent d’y répondre. Enfin, il ne faut pas oublier les motivations exogènes comme le respect des réglementations imposant la dématérialisation de certains processus.

Jihad Mejdoub – Les Universités font face à une génération d’étudiants hyperconnectés, habitués à avoir l’information « au bout des doigts ». En d’autres termes, c’est une population qui accède à l’information rapidement, à n’importe quel endroit et à n’importe quel moment. Ils ne peuvent plus accepter d’attendre la version papier de leur attestation de réussite ou de leur relevé de notes par exemple. Ces établissements se doivent de répondre aux attentes de leurs étudiants qui sont dans les faits leurs « clients principaux » en dématérialisant la gestion de la scolarité.

De même, l’obligation d’excellence au niveau international qui leur incombe est une motivation forte pour les inciter à prendre le virage du numérique. Pour y répondre, les Universités françaises doivent permettre aux étudiants de suivre des cours depuis chez eux grâce aux cours en ligne et de rendre leurs publications scientifiques accessibles.
La mise à disposition d’un système de gestion de contenu permet de faciliter le partage des connaissances et de l’information. De même, la publication de certains cours universitaires sur le MOOC « France université numérique (FUN) » vise le même objectif.

Nombre d’universités étrangères – comme Shangaï par exemple – a déjà mis en œuvre leur transformation digitale en ce sens. Les Universités françaises accusent ainsi un retard.

Pour les aider à combler ce retard, le Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation a publié un Référentiel de transformation numérique de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Ce référentiel – issu d’une réflexion menée conjointement par le Conseil national du numérique et des acteurs de l’ESR – pose un cadre commun utile à tout établissement désireux de construire, compléter ou évaluer sa propre stratégie numérique. Ces établissements bénéficient également de subventions pour les aider dans leur virage numérique… avec une obligation de résultats.

Quelles sont les principales difficultés que vous avez pu rencontrer dans la mise en œuvre de tels projets ?

Jihad Mejdoub – La principale difficulté à la réussite de ce type de projets est de pouvoir réunir toutes les parties prenantes : enseignants, personnel administratif et étudiants. Ce sont en effet trois catégories d’acteurs aux besoins différents. J’ai pu constater d’ailleurs que les étudiants sont rarement associés à la démarche de transformation numérique de leur Université. Je ne peux que le déplorer car c’est à travers eux qu’un établissement de recherche peut prétendre à l’excellence. Ils en sont les principaux indicateurs.

Outre la diversité des acteurs, le nombre important d’applications utilisées dans chaque service peut également constituer un frein. Dans ce cas, il est nécessaire de procéder à une analyse de ces applications, de leur usage dans chaque service afin de trouver des points de convergence. Cette étape est cruciale dans une optique de rationalisation et d’optimisation des processus. Il est à noter que les Universités sont de plus en plus enclines à utiliser des applications open source car elles permettent de réaliser des développements au plus proche de leurs pratiques.

Christine Foret – Bien que chaque établissement ait ses spécificités, je retrouve néanmoins quelques constantes.

En premier lieu, ces établissements ont des contraintes légales et réglementaires qu’ils se doivent de respecter. En ce sens, l’un des enjeux majeurs des projets de dématérialisation est de veiller à garantir la sécurité juridique en ayant par exemple une correcte définition des droits d’accès et d’actions des intervenants dans les chaînes de traitement.

La diversité des pièces à dématérialiser, tant dans leur objet, leurs formats et contenus, doivent parfois suivre un processus réglementé visant la préservation des intérêts de chaque partie représentée.

Enfin, je constate fréquemment la présence de processus lourds liés à la cohabitation de divers niveaux de dématérialisation dans les traitements. Certains sont en partie dématérialisés – même s’ils requièrent une re-matérialisation pour signature manuscrite – et d’autres sont uniquement sur support papier. Il en résulte pour un même processus : un fonctionnement en silos avec de nombreuses vérifications manuelles et une sollicitation de divers acteurs ou encore la cohabitation de nombreux outils.

Quelle est la place accordée aux solutions applicatives dans ce type de projets ?

Jihad Mejdoub – Les solutions applicatives sont au cœur de tout projet de transformation digitale. Elles permettent ainsi la dématérialisation de contenus ou de processus, la mise à disposition facilitée de vidéos, photos ou images, etc.

Quelques exemples me viennent d’ailleurs à l’esprit afin d’illustrer mes propos. La gestion des conventions, la dématérialisation des courriers, la gestion des recrutements ou encore la mise en place de MOOC nécessitent pour tous ces cas de s’appuyer sur des applications idoines. En ce sens, les solutions applicatives sont les piliers de la réussite d’un projet de transformation digitale.

Toutefois, il serait illusoire de penser que les applications sont l’unique levier de réussite pour ce type de projets. Les outils ne sont que le reflet de nos besoins. En d’autres termes, si le besoin a été mal qualifié au départ, il est fort à parier que le rendu final dans l’application sera décevant. Je n’insisterai donc jamais assez sur la nécessité de bien réunir l’ensemble des acteurs du projet.

Christine Foret – Les acteurs concernés souhaitent bien souvent gagner en autonomie dans l’accès aux documents et à l’information, ou encore aller vers plus transversalité et de travail collaboratif entre services.

Dans cette optique, un outil de gestion documentaire leur permet de centraliser le stockage des documents, d’en constituer le référentiel et d’assurer une politique documentaire partagée. Les écueils habituels de documents de référence disséminés et non partagés sont ainsi évités.

Il est aussi primordial pour ces établissements que la dématérialisation de leurs processus de traitement soit faite dans le respect d’une sécurité juridique. À ce titre, un parapheur électronique peut également être adossé à une application de gestion documentaire – sous réserve que le dispositif assure la bonne adéquation de la sécurisation de l’acte électronique à produire (simple visa, signature électronique, niveau de certificat, piste d’audit…)

De même, l’archivage électronique à vocation probatoire, le coffre-fort électronique et le niveau de sécurisation du stockage des pièces concourent à assurer cette sécurité juridique.

Pour finir, quelles sont vos préconisations pour mener à bien un projet de transformation numérique au sein d’un Établissement d’Enseignement Supérieur et de Recherche ? 

Jihad Mejdoub – Au risque de me répéter, la nécessaire consolidation des besoins de toutes les parties prenantes est indispensable à la réussite d’un projet de transformation digitale.

Un autre point revêt une importance majeure : l’adhésion des acteurs et futurs utilisateurs au projet. Il est donc crucial d’intégrer de la conduite du changement dans toute démarche de transformation. En effet, le terme « transformation numérique » a une connotation négative dans l’imaginaire collectif. Il est synonyme bien souvent de réduction d’effectifs. Certes, cette réalité ne doit être occultée mais la transformation numérique, c’est aussi l’opportunité de fluidifier les pratiques quotidiennes grâce à des processus digitalisés.

Christine Foret – Comme nous l’avons vu, ces établissements font face à une richesse des opportunités de dématérialisation. Cette diversité d’opportunités représente, à mon sens, un risque, la difficulté étant de parvenir à y mettre des priorités. Le risque bien souvent est de penser qu’une stratégie de dématérialisation ne se résume qu’à une agrégation d’outils avec la tentation de faire porter aux solutions applicatives la responsabilité des dysfonctionnements en cas d’échec.

Or, la définition de cette stratégie est une démarche qui implique de poser avant tout les enjeux de l’organisation dans trois dimensions : L’enjeu réglementaire définit « ce que doit faire l’organisation », l’enjeu stratégique présente « ce que veut faire l’organisation » et enfin l’enjeu opérationnel indique « ce que peut faire l’organisation ». Ce n’est que sur cette base qu’une démarche prospective peut alors être menée afin d’assurer la cohérence entre ces trois enjeux et leur planification dans le temps.

Par ailleurs, les visées stratégiques ne doivent pas amener à sous-estimer la complexité opérationnelle à laquelle est confronté le management intermédiaire, notamment en termes de ressources.

Enfin, l’émergence de fonctions dédiées à la maîtrise d’ouvrage ou à la stratégie numérique, chargées de faire le lien entre les besoins métiers et les capacités techniques, me semble évidente.

2019-03-29T07:59:55+00:00