Regards croisés –  08/02/2019 Factures fournisseurs et piste d’audit fiable

Regards croisés : Factures fournisseurs, acquisition multicanal et piste d’audit fiable

Ces deux spécialistes de la facturation électronique se sont prêtés à l’exercice de l’interview à deux où ils nous livrent leur vision du traitement des factures fournisseurs sous le prisme de la piste d’audit fiable.

Propos recueillis par Hamal, Communication Grand Carré

Bonjour à tous les deux ! Tout d’abord, pourquoi un partenariat entre Odyssée Conseil et Grand Carré autour de la piste d’audit fiable ?

Pierre-Éric Guisard – Nous nous connaissons Christine et moi depuis longtemps : 7 ans ! Nous avions déjà eu l’occasion de travailler ensemble et nous avons de ce fait construit une vraie relation de confiance. Au-delà d’un partenariat entre Odyssée Conseil et Grand Carré, c’est une aventure humaine et un plaisir retrouvé autour de valeurs communes. Odyssée Conseil et Grand Carré sont deux sociétés qui évoluent dans le marché de la dématérialisation, nos activités sont complémentaires.

Odyssée Conseil a développé une expertise dans l’intégration d’outils de dématérialisation alors que Grand Carré est un Cabinet de conseil qui assiste notamment les entreprises dans la définition fonctionnelle de leur solution cible et l’élaboration de leur piste d’audit fiable (PAF ci-après).

Christine Foret – Comme l’a justement souligné Pierre-Éric, Grand Carré et Odyssée Conseil sont deux sociétés aux activités complémentaires.

Notre rapprochement nous permet d’adjoindre nos expertises et nos expériences opérationnelles pour accompagner au mieux les organisations dans les dimensions techniques et fonctionnelles qui sont inhérentes à l’évolution des canaux d’acquisition des factures et à la mise en place d’une PAF.

Par ce partenariat, nous apportons simultanément les 2 dimensions : le design de solution cible et la conformité réglementaire au regard de la PAF, notamment les aspects liés à sa définition, les modalités de sa permanence dans le temps et sa documentation.

Nous aidons ainsi les entreprises à mettre en place une solution permettant une approche multicanal d’acquisition des factures fournisseurs (papier, fichiers de données structurés, factures non signées reçues par email, factures signées ou autres moyens d’échanges électroniques), correctement intégrée à leur SI compta-finances, tout en incluant les modalités de conservation et d’auditabilité des processus.

Quels sont les grands principes à retenir de la réglementation ?

Christine Foret – En vigueur depuis le 1er janvier 2013, la piste d’audit fiable est un dispositif législatif novateur. Il prend en compte les nouvelles pratiques d’échange et de conservation issues de l’évolution technologique, tout en étendant, en corollaire, le champ sur lequel doivent porter les contrôles relatifs à la fiabilité des factures, à savoir, des obligations de conservation, de documentation et de traçabilité, de l’ensemble des processus de traitement.  

La PAF obéit à deux principaux objectifs stratégiques : lutter contre la fraude à la TVA et favoriser la facturation nativement électronique.

Les alinéas V, VI et VII de l’article 289 du Code Général des Impôts constituent la clé de voûte de ce nouveau dispositif. À travers ce cadre, les organisations doivent se mettre en conformité au regard des réglementations afférentes et doivent intégrer ainsi de nouvelles obligations.

Pierre-Éric Guisard – Pour ma part, je retiendrai les deux principes suivants :

  • L’obligation pour toute entreprise d’avoir une PAF et sa documentation associée ;
  • L’utilisation de la PAF dans le cadre de la dématérialisation fiscale.

À mon sens, le 1er principe est le plus important car peu d’entreprises ont conscience de l’obligation qu’elles ont d’avoir une documentation de PAF et ce quels que soient les flux de facturation : « entrant ou sortant » et quelle que soit leur forme : « papier ou dématérialisée ». La PAF est donc obligatoire même si l’entreprise ne fait que de la « facturation papier » !

Le 2nd principe montre selon moi que la PAF est une nouvelle voie qui démocratise la dématérialisation fiscale en acceptant les processus de facturation électronique sans signature. Grâce à la PAF, différents canaux d’acquisition sont désormais possibles comme notamment la transmission par e-mail de factures non signées.
Il reste néanmoins important d’en apporter la valeur probatoire et la PAF permet de répondre « aux obligations des entreprises relatives à la sécurisation des factures », comme l’a souligné Christine.

Quelles sont les raisons qui peuvent inciter les entreprises à adopter la piste d’audit fiable ?

Christine Foret – À y regarder de près, quasi toutes les entreprises doivent disposer d’une PAF, cette obligation concernant également les factures reçues/émises sur support papier. Rares sont les entreprises qui ont l’ensemble de leurs flux de factures fournisseurs échangés selon les modes autoporteurs d’authenticité, à savoir au format « EDI » conforme (art. 289 VII.3 du CGI) ou via des factures sécurisées au moyen d’une signature électronique avancée (art. 289 VII.2).

Ensuite, ce qui va les inciter à recourir à la sécurisation des factures par la mise en place d’une PAF, c’est la volonté, ou le besoin, d’ouvrir de nouveaux canaux d’acquisition électroniques des factures afin de diversifier/fluidifier les moyens d’échanges. Nous rencontrons majoritairement l’acquisition de factures PDF par email. Cela permet également de rentabiliser des investissements préexistants en termes de capture et d’automatisation des traitements, ou encore de répondre à une demande des partenaires commerciaux.

Pierre-Éric Guisard – J’ai constaté que la démarche de mise en œuvre d’une PAF au sein d’une organisation peut revêtir 2 aspects.

D’une part, les entreprises prennent conscience de la nécessité de mettre en place une PAF afin d’être en conformité avec la réglementation existante.
Elles réalisent ainsi qu’elles doivent élaborer la documentation de la PAF car leurs factures fournisseurs ne sont pas uniquement du PDF signé et/ou au format « EDI ».

D’autre part, elles peuvent effectivement être amenées à s’intéresser à la PAF lors de l’ouverture d’un nouveau canal d’acquisition. Si l’on prend l’exemple des factures au format PDF non signé transmises par mail, ce canal s’inscrit dans une démarche de simplification du processus de facturation. Et c’est ainsi que la PAF se présente comme nécessaire pour répondre à cette démarche de dématérialisation fiscale.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées par les entreprises dans cette démarche ?

Christine Foret – Les entreprises travaillent depuis longtemps à la dématérialisation de leurs factures.  Elles ont ainsi acquis un certain niveau de maturité par rapport à la dématérialisation des factures fournisseurs. On constate généralement la cohabitation du canal papier et du canal « historique » d’acquisition des factures fournisseur en mode « EDI fiscal » pour certains flux éligibles à ce mode d’échange.

Dès lors, l’ouverture d’un nouveau canal d’acquisition de factures par email entraîne des impacts à différents niveaux : sur l’organisation et au sein du Système d’information, mais aussi sur la PAF qui doit elle-même évoluer pour l’intégrer et assurer sa permanence dans le temps.

Parmi les difficultés rencontrées, on note un besoin de compréhension plus fine des contraintes règlementaires et de leurs impacts techniques et fonctionnels. De même, les organisations ont du mal à définir la solution cible concernant la conservation des pièces et contrôles jalonnant la transaction. Cette question est récurrente.

Enfin, concernant les processus, nous constatons bien souvent une hétérogénéité de pratiques, ou une faible formalisation des phases amont à la réception des factures. Dans tous les cas, la mise en œuvre d’une PAF est intimement liée à la nature et aux activités d’une organisation, et doit être adaptée à ses enjeux particuliers.

Pierre-Éric Guisard – Effectivement, beaucoup d’entreprises ont du mal à comprendre les attendus de la PAF. Elles ne savent pas le niveau de granularité souhaité à mettre dans la documentation. Elles se sentent d’autant plus démunies que les textes ne leur fournissent pas plus d’information concernant le formalisme de ce document.
Elles ne savent donc pas comment rédiger la documentation de la PAF.  Notre valeur ajoutée se concrétise par la rédaction de cette documentation.

Comme l’a également dit Christine, elles ont du mal à identifier puis à décrire leurs processus métiers Purchase To Pay (factures d’achat) ou Order To Cash (factures de vente) … d’où la nécessité pour elles d’être conseillées.
En effet, la PAF exige de décrire leurs processus d’approvisionnement (et de ventes) ce qu’elles ne font pas systématiquement.

On constate aussi une difficulté à collecter le fonds documentaire de l’entreprise. Or, pour constituer une PAF, il est nécessaire de s’appuyer sur les documents existant de l’entreprise.

Les solutions de digitalisation de factures et d’automatisation de leur traitement peuvent-elles faciliter la mise en place d’une piste d’audit fiable ? 

Pierre-Éric Guisard – Oui car ces solutions disposent de fonctionnalités permettant de tracer les différentes étapes du traitement. Elles sont riches en termes d’information grâce à l’enregistrement des actions effectuées. Elles apportent notamment les preuves des contrôles nécessaires au traitement des transactions.

Toutefois, ces solutions sont focalisées sur le traitement de la facture. Elles ne sont pas suffisantes pour avoir une vision globale de la traçabilité de l’ensemble du processus de la contractualisation jusqu’au paiement ; ce qui est demandé quand on élabore la documentation de la PAF. Elles doivent être comprises comme un moyen d’enrichissement de la PAF.

Christine Foret – Oui effectivement comme l’indique Pierre-Éric, ces solutions ne constituent pas à elles seules la PAF, mais elles sécurisent généralement une partie importante de la transaction, notamment à partir de la phase d’acquisition des factures fournisseurs jusqu’à leur mise en paiement, en structurant les contrôles et en assurant la traçabilité.  Reste à ne pas omettre la question de l’archivage et de la capacité de restitution des pièces pendant les durées de conservation requises.

2019-02-26T20:21:45+00:00