Décryptage –  22/02/2019 Fournisseurs du secteur public et piste d’audit fiable

Décryptage : Fournisseurs de la sphère publique ? Pensez à votre piste d’audit fiable en cas d’usage de la facture PDF non signé sur Chorus Pro !

Par Altaîr, Communication GrandCarré

calendrier2019

Depuis le 1er janvier 2019, les Petites et Moyennes Entreprises (CA < 50 millions € et 10 à 250 salariés) qui émettent des factures à destination du secteur public doivent obligatoirement le faire sous forme dématérialisée.

2019 constitue ainsi l’avant-dernière étape vers la fin de la facture papier au sein du secteur public.

La loi de modernisation de l’économie (LME) du 4 août 2008 avait initié cette démarche en obligeant l’État à accepter les factures dématérialisées émises par ses fournisseurs dès le 1er janvier 2012.

Depuis, l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique est venue étendre cette obligation à tout le secteur public : administrations centrales et déconcentrées, collectivités et établissements publics.

À ce titre, un calendrier de déploiement a été établi :

calendrier Janvier 2017 : Les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques ont l’obligation d’émettre des factures électroniques à destination de la sphère publique.

Janvier 2018 : L’obligation est étendue aux entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 5 000 salariés).

 Janvier 2019 : C’est au tour des Petites et Moyennes entreprises (10 à 250 salariés).

Janvier 2020 : Les micro-entreprises (moins de 10 salariés) seront concernées.

Chorus Pro, le portail de transmission dématérialisée de vos factures vers la sphère publique

Tous les fournisseurs du secteur public doivent transmettre leurs factures électroniques (facture simple, facture d’avoir, factures de cotraitant ou de sous-traitant, …) à travers une plateforme gratuite et obligatoire : Chorus Pro.

Créé par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE), ce portail Internet a pour objectifs notamment de :

  • Faciliter les échanges entre les différents acteurs de la commande publique en visant une prise en charge plus rapide des factures ;
  • Sécuriser le délai de paiement des factures et réduire les relances grâce à une traçabilité des étapes de traitement et une information précoce ;
  • Archiver les factures transmises par les fournisseurs et tenir un historique des échanges à leur disposition ;
  • Faire réaliser des économies financières aux deux parties en réduisant de façon significative les coûts de traitement des factures (de 50 à 75% par rapport à une facture papier en moyenne).

Force est de constater la progression constante du nombre de factures émises à travers le portail Chorus Pro : plus de 20 millions de factures traitées en 2018, soit le double par rapport à l’année 2017.

Le Ministère de l’Économie et des Finances estime qu’à l’horizon 2020, Chorus Pro traitera près de 100 millions de factures en provenance d’un million d’entreprises.

La piste d’audit fiable, une voie de sécurisation des factures PDF non signé à ne pas négliger

Si vous faites partie de ces entreprises qui n’ont pas encore dématérialisé le traitement de leurs factures via Chorus Pro ou que vous vous apprêtez à devenir fournisseur du secteur public, sachez qu’il existe trois modes d’utilisation de cette plateforme :

  • Le mode Portail : déposer au format PDF (signé ou non signé électroniquement) ou saisir vos factures sur le portail Chorus Pro ;
  • Le mode EDI (échange de données informatisées)
  • Le mode Service, via les API (Application Programming Interface)

Le choix d’une de ces trois voies d’utilisation dépendra essentiellement de votre volume annuel de factures, de leur nature, de vos processus et outils de gestion.

Si vous envisagez le dépôt de facture en PDF, sachez que la quasi-totalité des factures traitées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

En effet, l’usage du PDF non signé comme facture électronique est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) sous réserve qu’il existe des contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et la prestation facturée.

Ce moyen a l’avantage d’être simple techniquement, moins cher à mettre en œuvre qu’un système intégré EDI mais peut sembler fastidieux voire rébarbatif pour beaucoup. En effet, toute entreprise optant pour cette voie de sécurisation doit pouvoir justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter jusqu’à la facture par un cheminement ininterrompu et inversement.

L’objectif est sans conteste de pouvoir garantir l’authenticité de la facture et l’intégrité de son contenu en cas de contrôle fiscal.

De nombreuses entreprises émettent leur crainte quant à la mise en œuvre de la piste d’audit fiable car elles estiment ne pas être assez renseignées sur la réglementation. De même, elles trouvent que le volume d’information à tracer est trop important et ont du mal à évaluer le niveau de documentation attendu en cas de contrôle fiscal.

Face à ces craintes légitimes, un conseil personnalisé et au plus proche des pratiques quotidiennes devrait être envisagé. En effet, mettre en place une piste d’audit fiable est un projet qui nécessite des compétences transverses afin de faire collaborer différentes entités d’une entreprise : Comptabilité & Finance, Fiscalité, Direction Informatique, Direction Juridique, Contrôle interne….

Négliger la mise en place de ce projet peut avoir de lourdes conséquences en cas de contrôle fiscal.

Tout ceci ne doit cependant pas vous inciter à rester en facturation papier ! En effet, la piste d’audit fiable est aussi applicable à la facturation papier comme l’indique l’article 289-VII-1 du CGI.

Quelques références utiles pour approfondir ce sujet :

2019-02-26T20:19:43+00:00